Comment bien utiliser votre caisse enregistreuse ?
Les caisses enregistreuses sont aujourd’hui des appareils incontournables dans n’importe quel commerce. Ils facilitent l’encaissement des achats des clients et simplifient également la gestion de la boutique.
Cependant, leur prise en main est parfois plus ou moins difficile. Afin de vous donner les moyens de vous servir efficacement de votre caisse enregistreuse, nous vous présentons ces quelques lignes qui vont surement vous aider.
Les choses à savoir avant de déballer votre caisse enregistreuse
Une caisse enregistreuse est un appareil électronique, il doit donc être manipulé avec minutie. Si vous n’aimez pas les mauvaises surprises, évitez de secouer la boîte dans tous les sens.
Cela risque d’endommager le tiroir-caisse d’autant plus qu’ils sont souvent livrés avec quelques petits accessoires en plastiques.
Que vous vous achetiez une caisse enregistreuse numérique, alphanumérique ou électronique, il faut vous munir de deux ou plusieurs piles.
Celles-ci vont servir pour alimenter la mémoire interne de l’appareil. Une fois installé, ils vont assurer ce rôle 24 h/24 même quand le tiroir-caisse est débranché ou quand il a une panne de courant.
Installation d’une caisse enregistreuse et première mise en route en 4 étapes
- Étape 1 : Installer votre caisse enregistreuse
Après avoir déballé votre caisse enregistreuse, placez-le sur une surface plane et dure.
De même, il doit y avoir assez de place pour permettre aux clients de déposer toutes leurs emplettes.
De plus, votre futur comptoir ne doit pas être fait avec des matériaux nobles puisque généralement le tiroir-caisse laisse des traces après quelques mois d’utilisation.
- Étape 2 : Brancher l’appareil et placer les piles
Une fois qu’il est installé, branchez directement le cordon d’alimentation de l’appareil à la prise de secteur.
À cet effet, n’utilisez pas de rallonge ou de prise multiple.
Ceci étant fait, il faut installer les piles que vous avez achetées auparavant. Elles doivent être placées dans un compartiment au dos ou en bas de la caisse selon les modèles.
- Étape 3 : Charger l’imprimante de ticket de caisse
Vous devez maintenant installer le rouleau de ticket de caisse qui a été fourni dans la boite.
Pour ce faire, ouvrez le petit couvercle de l’imprimante et placé le papier dans l’enceinte dédiée à cet effet. Il ne reste plus qu’à fermer le compartiment en laissant sortir l’extrémité du rouleau.
Par la suite, vous pouvez appuyer sur la touche « avance papier » ou « Feed » pour que le mécanisme de l’imprimante puisse dérouler correctement le rouleau.
- Étape 4 : Dernière vérification et mise en marche
Maintenant, ouvrez le tiroir de la caisse à l’aide de la clé fournie avec l’appareil.
Observer s’il coulisse bien et qu’il n’y a aucun pépin. Si tout va bien, vous pouvez la mettre en marche. En cas de problème, contacter le service après-vente.
Si vous avez bien choisi votre caisse enregistreuse, il ne devrait y avoir aucun ennui d’autant plus si vous avez opté pour l’un des modèles de notre comparatif.
Pour allumer l’appareil, vous devez mettre sur ON le commutateur au dos ou sur le côté du tiroir-caisse. Chez certains modèles, il faut utiliser une clé sur une serrure en bas de l’afficheur électronique.
Paramétrer votre caisse enregistreuse
Une fois que vous avez fini d’installer et d’allumer votre tiroir-caisse, il faut le configurer pour pouvoir l’utiliser efficacement plus tard. Cependant, la manière d’opérer les réglages diffère généralement selon le modèle.
Pour connaitre les moyens de le faire, vous devez vous référer au manuel d’utilisateur de votre appareil.
Quoi qu’il en soit, nous allons expliquer ici les différentes étapes de la configuration pour que vous sachiez tous ce qui doit être fait :
- Régler la langue
Cette étape est très importante puisqu’il vous facilite la prise en main et la lecture des futurs documents de suivi.
Le réglage se passe le plus souvent en mode REG et vous n’aurez qu’à taper un chiffre pour sélectionner une langue. L’appareil va vous montrer vos choix en imprimant un ticket de caisse.
- Régler la date et l’heure
Chez la plupart des modèles, vous passez automatiquement à cette étape juste après avoir choisi une langue. Une fois que vous avez fini le réglage, un ticket de caisse vous informe que la configuration s’est bien opérée.
- Réglage des taxes
Cette étape vous permet de programmer les TVA qui vont être appliquées à chaque catégorie d’article. Pour mener à bien le réglage, il faut que l’appareil soit en mode PGM ou REG selon le modèle. La plupart des caisses enregistreuses peuvent enregistrer de nombreuses TVA.
- Enregistrement des produits et attribution à des départements
Cette étape est sans doute la plus difficile si votre boutique offre plus d’un millier d’articles. Il s’agit en fait d’attribuer un code PLU (Price Look Up) à chaque article.
Ainsi, quand un client passe, il vous suffira de taper le code de chacun des produits qu’il achète pour en connaitre exactement le prix et la TVA qui s’applique.
- Enregistrement des codes vendeurs
Cette étape est cruciale si vous employez de nombreux caissiers. Il s’agit de donner un identifiant et un mot de passe à chaque employé pour faciliter le suivi du personnel.
Pour ce faire, il faudra mettre l’appareil dans un mode spécifique et configurer les noms et les codes d’authentification de chaque salarié.
Utiliser votre caisse enregistreuse au quotidien
Si vous avez bien configuré votre appareil, vous pouvez maintenant l’utiliser tous les jours. Lorsque Monsieur tout le monde fera vos courses, il vous suffira d’entrer les codes PLU de chacun des articles qu’il à acheter pour en connaitre le prix exact et la TVA qui s’applique.
Vous n’aurez qu’à saisir le nombre de marchandises acheté puis vous calculez le montant à payer. Par la suite, vous définissez le mode de payement et vous entrez la somme que le client vous remet.
Une fois que vous avez réglé tous ces détails, l’appareil imprime le ticket de caisse et vous aurez à encaisser l’argent et à rendre la monnaie si le client paye au comptant.
En fin de journée, vous aurez à récupérer le bilan de la journée en utilisant une fonction spéciale de la caisse enregistreuse.
Les modèles les plus basiques résument les transactions du jour avec un ticket de caisse, mais les plus sophistiqués produisent également une version électronique que vous pouvez récupérer avec une carte mémoire.
Dans tous les cas, les informations récoltées vous aideront à faire vos comptes et à gérer efficacement votre stock. Ainsi, les caisses enregistreuses sont plus que des gadgets, ils sont de vrais outils de travail.
Pour prolonger sa durée de vie, il faut cependant bien entretenir sa caisse enregistreuse.
>>> Lire notre guide comparatif des meilleurs caisses enregistreuses en 2017 <<<